[voor beheerders] Hulp bij sjablonen invullen

In dit artikel:

Sjablonen invullen

Sinds het invoeren van de privacywetgeving in mei 2018 maken wij gebruik van een importeerfunctie. Schoolbeheerders kunnen met behulp van deze functie elk jaar zelfstandig de accounts aanmaken en/of verlengen. 

Om de accounts aan te maken en klasstructuur op te zetten, gebruiken we Excel-sjablonen om de gegevens in het systeem te importeren. Hieronder vind je alle sjablonen:

In dit artikel geven we je meer uitleg over hoe je de sjablonen in moet vullen. Deze instructie vind je ook in het tabblad Instructie in het sjabloon.

Algemene instructies

  • Plaats geen vreemde tekens (zoals á, ç, ë, ö, û etc.) in de e-mailadressen van leerlingen en/of docenten. Dit wordt door het systeem niet herkend tijdens het inloggen. Daarnaast raden we af om hoofdletters in de e-mailadressen te gebruiken.
  • Voeg geen extra tabbladen toe in het sjabloon. Alleen het eerste tabblad wordt namelijk ingeladen bij het importeren/uploaden van de ingevulde sjablonen.
  • Als je de gegevens kopieert naar het tabblad, zorg er dan voor dat je geen opmaak gebruikt. Dit wordt niet door het systeem herkent en zal daardoor later een foutmelding geven. Gebruik 'alleen waarden' kopiëren. 
  • Vul alle leerlingen in op één sjabloon. Ook als jouw school gebruik maakt van meerdere producten of soorten licenties. Dit kan later in de import per leerling aangegeven worden.
  • Voeg alle leerlingen/studenten en docenten aan het sjabloon toe die dit schooljaar met Studyflow aan de slag gaan. Ook de leerlingen/studenten en docenten die vorig jaar al met Studyflow hebben gewerkt. 

Leerling-sjabloon / Student-sjabloon

Het sjabloon bestaat uit meerdere kolommen:

Invullen per kolom:

A
Voornaam
B
Tussenvoegsel: Kolom B is als enige optioneel. Je hoeft hier alleen iets in te vullen als de achternaam van een leerling/student een tussenvoegsel bevat. 
C
Achternaam
D
E-mailadres: Dit is de gebruikersnaam waarmee de leerling/student straks inlogt. We raden aan om werkende e-mailadressen te gebruiken. 
E
Code: Deze code gebruikt de leerling/student om bij de eerste keer inloggen een wachtwoord aan te maken. 
F
Stamklas: Vul hier de klasnaam in om de leerling/student aan de klas te koppelen. Later in de import kunnen er eventueel nog clusterklassen aangemaakt worden. 
G
Leerjaar: Alleen de getallen 1,2,3,4,5 en 6 worden goedgekeurd. Deze mogen niet uitgeschreven worden (zoals: een, twee, drie etc.).
H
Studierichting/niveau: Alleen de volgende afkortingen worden goedgekeurd: vmbo-b, vmbo-bk, vmbo-k, vmbo-kgt, vmbo-gt, vmbo-t/havo, havo, havo/vwo, vwo, mbo, mbo2, mbo, mbo4, entree. Je kan dit zowel met hoofdletters als met kleine letters schrijven.

Docent-sjabloon

Het sjabloon bestaat uit de volgende kolommen: 

Invullen per kolom:

A
Voornaam
B
Tussenvoegsel: Kolom B is als enige optioneel. Je hoeft hier alleen iets in te vullen als de achternaam van een docent een tussenvoegsel bevat. 
C
Achternaam
D
E-mailadres: Dit is de gebruikersnaam waarmee de docent straks inlogt.
E
Code: Hiermee kan je de docenten in het systeem eenvoudig van elkaar onderscheiden, deze mag zowel numeriek als tekst zijn.

Klas-sjabloon

Het sjabloon bestaat uit de volgende kolommen:

A
Klasnaam: Vul hier de klasnaam in om de docent aan de klas te koppelen. Later in de import kunnen er eventueel nog clusterklassen aangemaakt worden. 
B
Niveau(s): Alleen de volgende afkortingen worden goedgekeurd: vmbo-b, vmbo-bk, vmbo-k, vmbo-kgt, vmbo-gt, vmbo-t/havo, havo, havo/vwo, vwo, mbo, mbo2, mbo, mbo4, entree. Je kan dit zowel met hoofdletters als met kleine letters schrijven.
C
Jaar: Alleen de getallen 1, 2, 3, 4, 5 en 6 worden goedgekeurd. Deze mogen niet uitgeschreven worden (zoals: een, twee, drie, etc.).

Foutmelding?

Zie je na het laden van de gegevens een rode regel in de tabel? Dan gaat er iets mis.
Onderaan de pagina wordt er aangegeven wat en in welke regel er iets is fout gegaan. Wijzig de fout in het sjabloon en upload opnieuw. 

De meest voorkomende foutmeldingen zijn: 

  • Niet ingevulde velden: Alle velden in het sjabloon moeten ingevuld worden. Alleen de velden onder Kolom B (tussenvoegsel) mogen leeg blijven. 
  • Niveau fout: Alleen vmbo-b, vmbo-bk, vmbo-kgt, vmbo-gt, vmbo-t/havo, havo, havo/vwo, vwo of mbo worden goedgekeurd. 
  • Een ongeldig e-mailadres: Dit probleem ontstaat als er geen @-teken of geen afsluiting (.com, .nl etc.) in het e-mailadres staat. 
  • Dubbel gebruikt e-mailadres: elk e-mailadres moet uniek zijn. 
  • Leerjaar fout: Hier kan je alleen 1,2,3,4,5 of 6 invullen (uitschrijven wordt ook fout gerekend). 

Kom je er niet uit, klik dan op de  Feedback-knop in het programma. Wij helpen je graag verder.

Was dit artikel nuttig? Bedankt voor je feedback Er is een probleem opgetreden bij het versturen van je feedback