[voor beheerders] Stappenplan Opstart-import

Dit artikel is specifiek geschreven voor schoolbeheerders. Functionaliteiten die in dit artikel beschreven staan, zijn niet mogelijk via een docentaccount.

In dit artikel:

Het importeerproces

Sinds het invoeren van de privacywetgeving in 2018 maken wij gebruik van een importeerfunctie. Schoolbeheerders kunnen hiermee elk schooljaar zelfstandig de leerling- en docentaccounts aanmaken en/of verlengen. 
Volg hiervoor het stappenplan in it artikel.

Als beheerder krijg je voor de start van het schooljaar  - of wanneer je gedurende het schooljaar een bestelling plaatst, zo snel mogelijk - een opstartmail met daarin de inloggegevens voor het beheeraccount.

Wel beheerder, maar nog geen mail ontvangen? 
Neem dan contact met ons op via support@studyflow.nl. We helpen je graag verder.

Sjablonen invullen

Om de accounts aan te maken, vul je twee sjablonen (Excel-bestanden) in met de gegevens van de leerlingen en docenten die dit schooljaar aan de slag gaan met Studyflow. 
Heeft een leerling of docent vorig jaar ook al met Studyflow gewerkt? Voeg hen ook toe aan het overzicht om het account te behouden. 

De sjablonen vind je hieronder (én in de eerste stap van het importeerproces):

Meer informatie over het invullen van de sjablonen vind je in het tweede tabblad van het sjabloon of in het artikel Hulp bij sjablonen invullen.

Stappenplan accounts aanmaken

Klik in het hoofdmenu van de beheeromgeving op Importeren en vervolgens op Opstart-import om de leerling- en docentaccounts aan te maken. 

Al een Opstart import gedaan en wil je alleen extra leerling- of docentaccounts aanmaken? Lees dan verder in het artikel Nieuw leerlingaccount aanmaken of Nieuw docentaccount aanmaken.

Het importeerproces bestaat uit negen stappen. Wil je het importeerproces pauzeren? Vergeet dan niet om bovenaan op opslaan te klikken. Je kan de volgende keer dan gewoon verder waar je gebleven was. 

1

Sjablonen invullen

In de eerste stap vind je de sjablonen die je nodig hebt om de import te doen. Download beide sjablonen en vul in met de juiste gegevens. 

2

Leerlingen uploaden

In deze stap upload je het Leerling-sjabloon. De te importeren leerlinggegevens verschijnen vervolgens automatisch in de tabel. 
Kleurt een regel rood? Dan gaat er iets mis. Onderaan de pagina wordt er aangegeven wat en in welke regel er iets fout is gegaan. Wijzig de fout in het sjabloon en upload opnieuw. 

3

(Cluster)klassen beheren

In de tabel op deze pagina vind je de klasgegevens terug die je in het Leerling-sjabloon hebt ingevuld. 
Je ziet de klassenverdeling over de verschillende schooljaren en niveaus. Ook zie je het aantal leerlingen verdeeld per klas.
Klopt er iets niet in de gegevens? Ga dan terug naar de vorige stap, pas het sjabloon aan en upload opnieuw. 

Clusterklas aanmaken
In het Leerling-sjabloon heb je elke leerling aan één klas gekoppeld. Wil je (een aantal) leerlingen uit verschillende klassen samenvoegen in één aparte groep, dan kan je hier ook een extra clusterklas aanmaken. Bijvoorbeeld een speciale huiswerkklas.
Klik op Nieuwe clusterklas en volg de stappen zoals aangegeven in het importeerproces.

4

Licenties koppelen

Koppel de leerlingen aan de juiste licentie(s). Dit kan je op twee manieren doen:
  • Om de licenties te kunnen koppelen aan alle of meerdere klassen en/of leerlingen, selecteer je deze door deze aan te vinken in de tabel. Vervolgens kan je de licentie(s) selecteren door op het veld 'licenties' te klikken (boven de blauwe balk). Vergeet niet om op toepassen te klikken, om je selectie door te voeren.
  • Als je licenties wilt koppelen aan individuele leerlingen of klassen, kan je ook in de regel zelf de licentie(s) selecteren.
Meerdere klassen/leerlingen tegelijk koppelen Per klas/leerling koppelen

Controleer in de samenvatting rechts of alle leerlingen aan een licentie gekoppeld zijn.
5

Docenten uploaden

In deze stap upload je het Docent-sjabloon. De te importeren docentgegevens verschijnen vervolgens automatisch in de tabel. 
Kleurt een regel rood? Dan gaat er iets mis. Onderaan de pagina wordt er aangegeven wat en in welke regel er iets fout is gegaan. Wijzig de fout in het sjabloon en upload opnieuw.

6

Vakken koppelen

Koppel de docenten aan de juiste vakken. Dit kan je op twee manieren doen:

  • Om de vakken te kunnen koppelen aan alle of meerdere docenten, selecteer je deze door deze aan te vinken in de tabel. Vervolgens kan je de vakken selecteren door op het veld 'vakken' te klikken (boven de blauwe balk). Vergeet niet om op toepassen te klikken, om je selectie door te voeren.
  • Als je vakken wilt koppelen aan individuele docenten, kan je ook in de regel zelf de vak(ken) selecteren.
Meerdere docenten tegelijk koppelen Per docent koppelen

Controleer in de samenvatting rechts of alle docenten aan een vak gekoppeld zijn. 

Let op: zorg ervoor dat je de juiste vakken bij de licenties kiest.

Kies bij Studyflow-Taal het vak Taal,
Kies bij Logisch Rekenen VO of Logisch Rekenen MBO v1 het vak Rekenen,
Kies bij Logisch Rekenen MBO v2 het vak Rekenen MBO.
7

Klassen koppelen

Koppel de docenten aan de juiste klas(sen). Dit kan je op twee manieren doen:

  • Om de klassen te kunnen koppelen aan alle of meerdere docenten, selecteer je deze door deze aan te vinken in de tabel. Vervolgens kan je de klassen selecteren door op het veld 'klassen' te klikken (boven de blauwe balk). Vergeet niet om op toepassen te klikken, om je selectie door te voeren.
  • Als je klassen wilt koppelen aan individuele docenten, kan je ook in de regel zelf de klas(sen) selecteren.
Meerdere docenten tegelijk koppelen Per docent koppelen

Controleer in de samenvatting rechts of alle docenten aan een klas gekoppeld zijn.

8

Controleren

In dit overzicht vind je alle gegevens die je in het importeerproces hebt ingevuld terug. Controleer of alle gegevens juist zijn, voordat je de import verstuurd. 
Klopt er iets niet? Ga dan terug naar de desbetreffende stap om de gegevens aan te passen. 

9

Verzenden

Nadat je de gegevens hebt gecontroleerd, is de import klaar om te versturen. 
Vul je contactgegevens zo volledig mogelijk in, zodat we bij vragen snel contact met je kunnen opnemen. 

Na het versturen van de import, doet Studyflow een extra check. Binnen 3 werkdagen wordt de import verwerkt en ontvangen jij en de docenten een bevestigingsmail met daarin de vervolgstappen om goed van start te gaan.  

En verder...

Nadat de import is verwerkt, zijn de leerling- en docentaccounts aangemaakt en de klasstructuur opgezet. 

Nu kan het lesmateriaal worden klaargezet. Dit kan door zowel de beheerder als de docent zelf (voor de klassen waaraan hij/zij gekoppeld is) gedaan worden. Stem dus samen af wie de leerlijnen klaarzet. In de Handleiding leerlijnbeheer leggen we uit hoe je dit doet.

Was dit artikel nuttig? Bedankt voor je feedback Er is een probleem opgetreden bij het versturen van je feedback

Verwante artikelen