Stappenplan Opstart-import

Dit artikel is specifiek geschreven voor schoolbeheerders.

Om aan de slag te gaan met de methode(s) van Studyflow, dienen de accounts voor de leerlingen en docenten eerst aangemaakt te worden. Dit gaat middels een Opstart-import.

Ga in Spark naar de beheeromgeving, klik op Importeren en kies vervolgens voor Opstart-import.
De Opstart-import doorloopt een aantal stappen, deze worden hieronder beschreven.

Let op: Zijn er wijzigingen in de e-mailadressen op school? Laat dit vooraf aan ons weten, zodat de voortgang van leerlingen van vorig schooljaar niet verloren gaat.

Stap 1.	Sjablonen invullen Om de accounts voor de leerlingen en docenten aan te maken, moeten hun gegevens worden geïmporteerd. Dit gaat middels een Excel-sjabloon. Download de sjablonen en vul ze in met de gegevens van de leerlingen en docenten die dit schooljaar met Studyflow gaan werken. Sla de documenten op, je hebt deze straks weer nodig.
Stap 2.	Leerlingen uploaden Upload het Leerlingen-sjabloon dat je in stap 1 hebt ingevuld. De te importeren leerlinggegevens verschijnen in een tabel op de pagina. Krijg je een rode melding? Dan gaat er iets mis. In de melding staat aangegeven welke gegevens niet juist zijn of ontbreken. Corrigeer de fout in het document en upload opnieuw.
Stap 3	Klassenoverzicht Op deze pagina vind je een overzicht van de klassen die je in het Leerling-sjabloon hebt ingevuld. Door op een regel te klikken zie je een overzicht van de leerlingen binnen de klas. Je hoeft hier verder niks mee te doen.
Stap 4.	Licenties koppelen Hier kan je de bestelde Studyflow-licenties aan de klassen of individuele leerlingen koppelen. Indien er binnen de school gebruik gemaakt wordt van één licentie, dan is deze automatisch gekoppeld aan de leerlingen en hoef je hier niks aan te doen.
Stap 5.	Docenten uploaden Upload het Docenten-sjabloon dat je in stap 1 hebt ingevuld. De te importeren docentgegevens verschijnen in een tabel op de pagina. Krijg je een rode melding? Dan gaat er iets mis. In de melding staat aangegeven welke gegevens niet juist zijn of ontbreken. Corrigeer de fout in het document en upload opnieuw.
Stap 6.	Vakken koppelen Koppel de vakken aan de docenten. Indien er binnen de school gebruikt wordt gemaakt van één vak, dan is deze automatisch aan alle docenten gekoppeld en hoef je hier niks aan te doen.
Stap 7.	Klassen koppelen Koppel de klassen aan de docenten. Indien je niet precies weet welke docent verantwoordelijk is voor welke klassen, kan je deze stap ook overslaan. Docenten kunnen zich namelijk ook later zelf koppelen aan de klassen die voor hen van toepassing zijn.
Stap 8.	Controleren In dit overzicht vind je een samenvatting van de klassen, leerlingen en docenten die je gaat importeren. Controleer dit goed, voordat je de import verstuurd. Klopt er iets niet? Ga dan terug naar de betreffende stap de gegevens aan te passen.
Stap 9.	Verzenden & controle door Studyflow Na de controle is de import klaar om te versturen. Vul je contactgegevens zo volledig mogelijk in, zodat we bij vragen snel kunnen schakelen. We streven ernaar de import na ontvangst binnen drie werkdagen te verwerken. Zodra de import is goedgekeurd ontvangen jij en de geïmporteerde docenten een bevestigingsmail met daarin de vervolgstappen om goed van start te gaan.

Tip: wil je later extra leerling- of docentaccounts aanmaken? Lees dan verder in het artikel Nieuw leerlingaccount aanmaken of Nieuw docentaccount aanmaken hoe je dit doet.